Hoe stel je de rollen en permissies in voordat je personeel toevoegt
Geschatte leestijd: 4 minuten
Van toepassing op: Pro en Premium
Korte samenvatting
Voordat je personeel uitnodigt in je portaal, is het belangrijk om eerst de beschikbare rollen en permissies in te stellen. Zo zorg je ervoor dat elk medewerker het juiste toegangsniveau krijgt tot onderdelen zoals het rooster, klanten en financiële gegevens.
Door rollen vooraf in te stellen creëer je een duidelijke teamstructuur waarbij elke medewerker alleen toegang heeft tot de onderdelen die relevant zijn voor hun verantwoordelijkheden.
Waarom dit belangrijk is
Rollen bepalen direct welke onderdelen van het systeem door medewerkers kunnen worden ingezien zodra ze binnen jouw Trainin account worden toegevoegd. Een goede opzet beschermt gevoelige financiële gegevens, voorkomt operationele fouten en zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden binnen je team.
Door rollen te plannen voordat je personeel uitnodigt verloopt onboarding sneller en blijft toegangsbeheer consistent wanneer je team groeit.
Stap voor stap instructies
Stap 1: Open het overzicht van rollen en rechten: Mijn bedrijf > Personeel > Rol & permissies
– In deze sectie zie je alle standaard rollen en kun je de bijbehorende permissies bekijken of aanpassen.
Stap 2: Controleer de standaard rollen: Rol & permissies > selecteer een rol
– Selecteer een rol die je wilt aanpassen. Je kunt bestaande rollen wijzigen zodat ze beter aansluiten op de behoeften van je bedrijf (optioneel).
Stap 3: Wijs rollen toe wanneer je personeel toevoegt: Mijn Bedrijf > Personeel > Medewerkers > + Nieuwe medewerker
– Wanneer je een nieuwe medewerker uitnodigt, kies je de juiste rol zodat de bijbehorende permissies automatisch worden toegepast.
Goed om te weten
Beperk admin-toegang tot alleen de meest vertrouwde medewerkers. De admin rol geeft meestal toegang tot financiële gegevens en belangrijke systeeminstellingen, dus het beperken van medewerkers met deze rol verkleint operationele risico’s.
Controleer rollen regelmatig wanneer je team groeit of wanneer verantwoordelijkheden veranderen, zodat de permissies altijd passend blijven.
Tips
Maak een klein aantal duidelijke rollen in plaats van veel vergelijkbare rollen. Dit houdt het beheer van permissies overzichtelijk.
Gebruik duidelijke rolnamen die verantwoordelijkheden beschrijven, zoals “Manager” of “Trainer”.
Test de permissies van een rol met een tijdelijk personeelsprofiel om te controleren welke toegang een rol precies geeft. Controleer vooral financiële permissies zorgvuldig zodat alleen bevoegde personeelsleden de financiën kunnen inzien.
Veelgestelde vragen
Hoe beïnvloeden rollen nieuwe medewerkers?
– Elke medewerker krijgt automatisch de rechten die horen bij de rol die is geselecteerd wanneer ze worden toegevoegd.
Kan ik rechten wijzigen nadat personeel is toegevoegd?
– Ja. Wanneer je een rol aanpast, worden de permissies automatisch bijgewerkt voor alle medewerkers die aan die rol zijn gekoppeld.
Moet elke medewerker admin-toegang hebben?
– Nee. De admin rol moet beperkt blijven om financiële gegevens, betalingsinstellingen en andere gevoelige instellingen te beschermen.
Als je meer wilt weten over ons Pro- of Premium-pakket of beschikbare Add-Ons, neem dan contact op met ons team via support@trainin.com.
Vergelijkbare artikelen
– Hoe voeg je personeelsleden toe of verwijder je ze
– Hoe stel je beschikbaarheid in voor personeel of jezelf voor privé sessies
– Trainin Quick Start Guide: Van Nul naar Live