Cómo configurar los ajustes estándar de facturación en Trainin
Tiempo estimado de lectura: 4 minutos
Aplica a: Todos los planes
Resumen rápido
Configura una vez los ajustes de tus facturas y Trainin se encargará del resto. Añade tu logotipo, define las condiciones de pago, activa los pagos automáticos y asegúrate de que cada factura tenga una apariencia profesional y coherente con tu marca.
Por qué es importante
Tus facturas forman parte de tu imagen de marca. Facturas claras y bien estructuradas te ayudan a cobrar más rápido y reducen las preguntas administrativas de los clientes.
Cuando tus ajustes de facturación están configurados correctamente:
– Ahorras tiempo con pagos automáticos
– Recibes pagos a tiempo con condiciones de pago claras
– Mantienes una imagen de marca consistente
– Evitas correcciones manuales más adelante
Configúralo una vez y deja que el sistema funcione automáticamente.
Instrucciones paso a paso
Paso 1: Abrir los ajustes de facturación: Ir a Mi empresa > Ajustes > Ajustes de facturación
– Accede a esta sección para configurar tus ajustes estándar de facturación.
Paso 2: Activar la facturación automática
– Elige si deseas que las facturas se creen automáticamente.
– Si utilizas membresías, paquetes de crédito, domiciliación bancaria o pagos recurrentes, esta opción puede ahorrarte muchas horas cada mes.
– Ten en cuenta que los pedidos existentes no generarán una nueva factura automáticamente después de cambiar este ajuste.
– Además, solo se puede generar una factura si el cliente (o la empresa) tiene datos de dirección registrados.
Paso 3: Subir tu logotipo de factura
– Añade tu logotipo para que cada factura refleje la identidad de tu marca.
Paso 4: Configurar las condiciones de pago
– Define cuántos días después de enviar la factura debe completarse el pago.
– Ejemplo: 7, 14 o 30 días.
Paso 5: Añadir un prefijo al número de factura
– Puedes añadir un prefijo a tus números de factura.
– Ejemplo: T20260001. La secuencia numérica es fija, pero el prefijo se puede cambiar.
– Esto puede ser útil si gestionas varios negocios o sistemas con secuencias de facturación similares.
Paso 6: Permitir transferencias bancarias manuales (si lo deseas)
– Si deseas permitir que los clientes paguen mediante transferencia bancaria manual, puedes activarlo aquí.
– Si prefieres utilizar únicamente pagos automáticos, puedes desactivar esta opción.
Paso 7: Añadir información en el pie de factura
– Añade información fija que aparecerá en cada factura, como por ejemplo:
– Número de registro en la Cámara de Comercio
– Número de IVA
– Datos legales de la empresa
– Texto legal
Esto garantiza coherencia y cumplimiento legal.
Mejores prácticas
Mantén la configuración lo más simple posible.
Utiliza pagos automáticos siempre que sea posible.
Mantén las condiciones de pago cortas. Entre 7 y 14 días suele funcionar mejor para la mayoría de los estudios.
Evita ofrecer demasiados métodos de pago y revisa siempre tus números de IVA y registro empresarial.
Menos fricción significa un flujo de caja más rápido.
Consejos extra
Antes de empezar a emitir facturas, prueba crear una factura de ejemplo para verificar que el logotipo, el prefijo de factura y la información legal aparecen correctamente. Esto te ayudará a evitar correcciones posteriores.
Preguntas comunes
¿Puedo cambiar los ajustes de facturación más adelante?
– Sí. Los cambios se aplicarán a las nuevas facturas que se generen.
¿Esto afectará a facturas existentes?
– No. Las facturas existentes no se modificarán. Si necesitas cambiar una factura existente, puedes emitir una factura de abono y crear una nueva con los ajustes actualizados.
¿Necesito pagos automáticos para usar facturación automática?
– No. Puedes utilizar la facturación automática sin activar pagos automáticos.
¿Puedo usar estos ajustes para ventas de productos también?
– Sí. Los ajustes de facturación se aplican a pagos de membresías, paquetes de crédito, productos de venta y otros artículos de pago.
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