Hoe stel je je standaard factuurinstellingen in Trainin in
Geschatte leestijd: 4 minuten
Van toepassing op: Alle abonnementen
Korte samenvatting
Stel je factuurinstellingen één keer in en Trainin regelt de rest. Voeg je logo toe, bepaal je betalingstermijnen, activeer automatische betalingen en zorg ervoor dat elke factuur professioneel en herkenbaar is in jouw huisstijl.
Waarom dit belangrijk is
Facturen maken deel uit van je merk. Duidelijke en professionele facturen helpen je sneller betaald te krijgen en verminderen vragen van klanten.
Wanneer je factuurinstellingen goed zijn geconfigureerd:
– Bespaar je tijd met automatische betalingen
– Ontvang je betalingen sneller door duidelijke betalingstermijnen
– Blijft je branding consistent
– Voorkom je handmatige correcties achteraf
Je stelt het één keer in en daarna werkt het automatisch.
Stap voor stap instructies
Stap 1: Open de factuurinstellingen: Ga naar Mijn Bedrijf > Instellingen > Factuurinstellingen
– Hier configureer je alle standaardinstellingen voor je facturen.
Stap 2: Activeer automatische facturatie
– Kies of facturen automatisch moeten worden aangemaakt.
– Als je Memberships, Credit Packs, Direct Debit of Recurring Payments gebruikt, bespaart dit elke maand veel tijd.
– Let op: bestaande orders genereren geen nieuwe factuur automatisch nadat je deze instelling wijzigt.
– Daarnaast kan een factuur alleen worden aangemaakt als de adresgegevens van de klant (of het bedrijf) zijn ingevuld.
Stap 3: Upload je factuurlogo
– Voeg je bedrijfslogo toe zodat elke factuur overeenkomt met je branding.
Stap 4: Stel je betalingstermijn in
– Kies hoeveel dagen klanten hebben om een factuur te betalen nadat deze is verzonden.
– Voorbeeld: 7, 14 of 30 dagen.
Stap 5: Voeg een factuurnummer-prefix toe
– Je kunt een prefix toevoegen aan je factuurnummers.
– Voorbeeld: T20260001. De nummerreeks blijft vast, maar de prefix kun je aanpassen.
– Dit kan handig zijn als je meerdere bedrijven of systemen gebruikt met een vergelijkbare factuurnummering.
Stap 6: Sta handmatige bankoverschrijvingen toe (optioneel)
– Als klanten via een handmatige bankoverschrijving mogen betalen, kun je dit hier inschakelen.
– Als je alleen automatische betalingen wilt gebruiken, kun je deze optie uitschakelen.
Stap 7: Voeg informatie toe aan de factuurfooter
– Voeg vaste informatie toe die op elke factuur moet verschijnen, zoals:
– KvK-nummer
– BTW-nummer
– Bedrijfsregistratiegegevens
– Juridische tekst
Dit zorgt voor consistentie en helpt je te voldoen aan administratieve verplichtingen.
Goed om te weten
Houd je factuurinstellingen eenvoudig.
Gebruik waar mogelijk automatische betalingen en houd betalingstermijnen kort. Voor de meeste studio’s werkt 7 tot 14 dagen het beste.
Controleer altijd of je btw-nummer en bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld om problemen met administratie of belastingaangifte te voorkomen.
Tips
Bied niet te veel verschillende betaalmethoden aan. Minder complexiteit zorgt vaak voor snellere betalingen.
Controleer je factuurinstellingen goed voordat je begint met het verkopen van Memberships of producten, zodat je later geen correcties hoeft te doen.
Veelgestelde vragen
Kan ik factuurinstellingen later wijzigen?
– Ja. Wijzigingen worden toegepast op nieuwe facturen.
Heeft dit invloed op bestaande facturen?
– Nee. Bestaande facturen blijven ongewijzigd. Als je een bestaande factuur wilt aanpassen, kun je de originele factuur crediteren en daarna een nieuwe factuur aanmaken met de bijgewerkte instellingen.
Heb ik automatische betalingen nodig om automatische facturatie te gebruiken?
– Nee. Je kunt automatische facturatie ook gebruiken zonder automatische betalingen.
Kan ik deze instellingen ook gebruiken voor productverkopen?
– Ja. Factuurinstellingen gelden voor betalingen van Memberships, Credit Packs, retailproducten en andere betaalde items.
Als je meer wilt weten over onze Pro-, Premium- of beschikbare Add-Ons, neem dan contact op via support@trainin.com.
Vergelijkbare artikelen
– Hoe stel je je betalingsstructuur correct in
– Trainin Quick Start Hub – Van nul naar live