Hoe stel je de standaard factuurinstellingen in Trainin in
Geschatte leestijd: 4 minuten
Van toepassing op: Alle pakketten
Korte samenvatting
Stel de standaard factuurinstellingen voor jouw bedrijf in één keer in en Trainin regelt de rest. Voeg je logo toe, bepaal je betalingstermijn, zet eventueel aan dat facturen automatisch gegenereerd worden bij iedere betaling en zorg ervoor dat elke factuur professioneel en herkenbaar is in jouw huisstijl.
Waarom dit belangrijk is
Facturen aanmaken kan een belangrijk onderdeel zijn van jouw bedrijfsvoering. Professionele facturen helpen je sneller betaald te krijgen en nemen extra handmatig werk weg.
Wanneer je factuurinstellingen goed zijn ingericht:
– Bespaar je tijd met automatische betalingen
– Ontvang je betalingen sneller door duidelijke betalingstermijnen
– Blijft je huisstijl overal goed terugkomen
– Voorkom je handmatige correcties achteraf
Je stelt het één keer in en daarna staat het goed voor de facturen die je aanmaakt (of automatisch genereert).
Stap voor stap instructies
Stap 1: Open de factuurinstellingen: Ga naar Mijn Bedrijf > Instellingen > Factuurinstellingen
– Hier staan alle standaardinstellingen voor de facturen.
Stap 2: Activeer automatische facturatie
– Kies of facturen automatisch moeten worden aangemaakt bij elke betaling.
– Als je terugkerende betalingen hebt kan dit je elke maand veel tijd besparen, klanten kunnen dan zelf de facturen terugvinden in hun klant-account na elke betaling
– Let op: reeds geplande betalingen worden nog niet automatisch opnieuw aangepast nadat je deze instellingen wijzigt, mocht je dat willen controleren neem dan even contact op met support.
– Daarnaast kan een factuur alleen worden aangemaakt als de adresgegevens van de klant (of de bedrijfsgegevens) zijn ingevuld.
Stap 3: Upload je factuurlogo
– Voeg je bedrijfslogo toe zodat elke factuur overeenkomt met je branding.
Stap 4: Stel je betalingstermijn in
– Kies hoeveel dagen klanten hebben om een factuur te betalen nadat deze is verzonden.
– Als voorbeeld: 7, 14 of 30 dagen vooral voor zakelijke facturen kan dit belangrijk zijn
Stap 5: Voeg een factuurnummer-prefix toe
– Je kunt een prefix toevoegen aan je factuurnummers.
– Voorbeeld: T20260001. De nummerreeks blijft vast, maar de prefix kun je aanpassen.
– Dit kan handig zijn als je meerdere bedrijven of systemen gebruikt met een vergelijkbare factuurnummering.
Stap 6: Sta handmatige bankoverschrijvingen toe (optioneel)
– Als klanten via een handmatige bankoverschrijving mogen betalen, kun je dit hier inschakelen.
– Als je alleen automatische betalingen via Trainin/Mollie wilt gebruiken, kun je deze optie uitschakelen.
Stap 7: Voeg informatie toe aan de tekst onderaan de factuur
– Voeg vaste informatie toe die op elke factuur moet verschijnen, zoals bijvoorbeeld:
– KvK-nummer
– BTW-nummer
– Bedrijfsregistratiegegevens
– Juridische tekst
Dit zorgt voor consistentie en helpt je te voldoen aan administratieve verplichtingen.
Goed om te weten
Houd je factuurinstellingen eenvoudig. Gebruik waar mogelijk automatische betalingen en maak de betalingstermijnen kort.
Controleer altijd of je btw-nummer en bedrijfsgegevens juist zijn ingevuld om problemen met administratie of belastingaangifte te voorkomen.
Tips
Controleer je factuurinstellingen goed voordat je begint met het verkopen van abonnementen of andere producten, zodat je later geen correcties hoeft te doen.
Veelgestelde vragen
Kan ik factuurinstellingen later wijzigen?
– Ja. Wijzigingen worden toegepast op nieuwe facturen.
Heeft dit invloed op bestaande facturen?
– Nee. Bestaande facturen blijven ongewijzigd. Als je een bestaande factuur wilt aanpassen, kun je de originele factuur crediteren en daarna een nieuwe factuur aanmaken met de bijgewerkte instellingen.
Heb ik automatische betalingen nodig om automatische facturatie te gebruiken?
– Nee. Je kunt automatische facturatie ook gebruiken zonder automatische betalingen.
Kan ik deze instellingen ook gebruiken voor productverkopen?
– Ja. Factuurinstellingen gelden voor betalingen van Memberships, Credit Packs, retailproducten en andere betaalde items.
Als je meer wilt weten over onze Pro-, Premium- of beschikbare Add-Ons, neem dan contact op via support@trainin.com.
Vergelijkbare artikelen
– Hoe je Mollie koppelt aan Trainin & online betalingen activeert
– Trainin Quick Start Guide: Van Nul naar Live