Hoe je een terugbetaling of gedeeltelijke terugbetaling verwerkt
Geschatte leestijd: 4 minuten
Van toepassing voor: Alle plannen
Korte samenvatting
Zodra een factuur definitief is en gepubliceerd, kan deze niet meer worden bewerkt of gewijzigd in Trainin. Als je het bedrag, product of de betaling moet corrigeren, is de enige manier om de factuur aan te passen door een creditfactuur aan te maken.
Een creditfactuur stelt je in staat om een volledige of gedeeltelijke terugbetaling te verwerken terwijl je financiële administratie correct blijft.
Als een order is betaald zonder factuur, kun je het bedrag alsnog crediteren. In dit geval wordt de order geannuleerd en verwijderd uit Financiën nadat de credit is verwerkt
Waarom dit belangrijk is
Facturen in Trainin maken deel uit van je financiële administratie. Daarom kunnen gepubliceerde facturen niet worden gewijzigd. Dit zorgt ervoor dat je boekhouding accuraat en compliant blijft.
Wanneer een correctie nodig is, zorgt het aanmaken van een creditfactuur ervoor dat de wijziging correct wordt vastgelegd en dat er een duidelijke koppeling blijft tussen de originele factuur en de terugbetaling.
Voor betaalde orders zonder factuur werkt het terugbetalingsproces iets anders, omdat de order wordt geannuleerd nadat de credit is aangemaakt.
Stap voor stap instructies
Steps voor volledige terugbetaling
Step 1: Zoek de juiste originele order of factuur: Ga naar Financien > Sales / Invoices
– Vind de order of factuur die je wilt terugbetalen of aanpassen. Je kunt deze vinden via Financiën of via het specifieke klantprofiel.
Step 2: Open de orderdetails: Ga naar Financien > Sales / Invoices > Selecteer de relevante Order/Invoice
– Dit opent het overzicht van de order/factuur en betaling. Je kunt dit menu ook openen via het icoon met de drie puntjes.
Step 3: Start het creditproces: Ga naar Finances > Sales / Invoices > Klik op het drie-punten menu > Credit amount/invoice
– Dit maakt een creditfactuur aan of crediteert alleen het bedrag (in het geval van een order zonder factuur) gekoppeld aan de originele factuur zodat de terugbetaling correct wordt geregistreerd. Je hebt de volgende opties:
– Terugbetaling via Mollie: dit is alleen van toepassing wanneer de betaling oorspronkelijk via Mollie is gedaan.
– Product beëindigen: het selecteren van deze optie zorgt ervoor dat het klantproduct (bijvoorbeeld een membership of pakket) direct wordt beëindigd.
– Notificatie verzenden: optioneel kun je de klant per e-mail informeren over deze actie.
– Voor een order zonder factuur is dit vergelijkbaar. Het enige verschil is dat het negatieve bedrag niet wordt weergegeven in Sales, maar dat de originele order wordt geannuleerd.
Stappen voor gedeeltelijke terugbetaling:
Een gedeeltelijke creditnota kan niet direct vanuit de originele factuur worden aangemaakt. In plaats daarvan maak je een nieuwe factuur met een negatieve regel om het bedrag te corrigeren.
Step 1: Open de facturen van de klant: Ga naar Klanten > Selecteer Klant > Betalingen > Klik op de juiste factuur en bekijk de relevante informatie
– Dit toont alle facturen die aan de klant zijn gekoppeld.
Step 2: Maak een nieuwe factuur: Klik op Maak factuur
– Deze factuur wordt gebruikt om het correctiebedrag te registreren.
Step 3: Voeg een aangepaste regel toe met een negatief bedrag: Voeg aangepaste regel toe
– Voer het bedrag dat gecrediteerd moet worden in als een negatieve waarde. Dit creëert een gedeeltelijke creditnota die een deel van de originele factuur corrigeert.
Step 4: Sla de factuur op: Klik op Save
– Het negatieve factuurbedrag verschijnt in het financiële overzicht van de klant en corrigeert het saldo dienovereenkomstig. Let op: de betaling zelf dien je nog wel handmatig terug te betalen.
Tips
Gebruik een gedeeltelijke creditfactuur als slechts een deel van de dienst of het product moet worden terugbetaald
Voeg een interne notitie toe waarin je de reden van de terugbetaling uitlegt voor toekomstige referentie
Onthoud dat de creditfactuur de administratie corrigeert, maar dat de daadwerkelijke terugbetaling mogelijk nog via je payment provider moet worden verwerkt
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik een factuur niet bewerken nadat deze is aangemaakt?
– Facturen maken deel uit van je officiële financiële administratie. Zodra ze zijn aangemaakt, kunnen ze niet worden gewijzigd om correcte boekhouding en wettelijke naleving te waarborgen.
Hoe corrigeer ik een fout op een aangemaakte factuur?
– Je moet een creditfactuur aanmaken. Dit keert de originele factuur volledig of gedeeltelijk om en registreert de correctie correct.
Kan ik slechts een deel van een factuur terugbetalen?
– Ja. Bij het aanmaken van de creditfactuur kun je het bedrag of de factuurregels aanpassen om een gedeeltelijke terugbetaling uit te voeren.
Wordt de klant automatisch terugbetaald bij het aanmaken van een creditfactuur?
– Nee. De creditfactuur corrigeert de financiële administratie. Afhankelijk van de betaalmethode moet de daadwerkelijke terugbetaling mogelijk nog via je payment provider worden verwerkt.
Gerelateerde artikelen
– Hoe je handmatige betalingen verwerkt (contant, bankoverschrijving, anders)
– Hoe je een betaallink of betalingsherinnering naar je klanten stuurt