Hoe je mislukte online en automatische incasso betalingen beheert

Hoe je mislukte online en automatische incassobetalingen beheert
Geschatte leestijd: 3 minuten
Van toepassing op: Alle abonnementen

Korte samenvatting

Betalingen die via Trainin en Mollie worden verwerkt kunnen soms mislukken. Dit kan gebeuren bij zowel eenmalige online betalingen als terugkerende SEPA automatische incasso betalingen. In dit artikel leggen we uit hoe je dit het beste kan aanpakken.

Waarom dit belangrijk is

Mislukte betalingen kunnen abonnementen onderbreken en je omzet beïnvloeden. Bij SEPA automatische incasso leidt een mislukte betaling soms tot een chargeback die je alsnog kunt innen door contact op te nemen met de klant of een nieuwe betaalverzoek te sturen. Bij eenmalige online betalingen helpt snel opvolgen of de klant vragen om opnieuw te betalen om de transactie alsnog te voltooien.

Stap voor stap instructies

Stap 1: Identificeer de mislukte betaling in het financieel overzicht: Ga naar Financiën > Open
 – Zoek naar orders met een mislukte status of een chargeback label om betalingen te vinden die opvolging vereisen.

Stap 2: Open de orderdetails om de betalingsinformatie te bekijken: Ga naar Financiën > Open > Selecteer de juiste order
 – De orderdetails tonen de betaalstatus en de redencode die door de betaalprovider is gegeven. Bekijk het volledige overzicht van redencodes op de Mollie pagina.

Stap 3: Bepaal welke actie je onderneemt bij de mislukte betaling:

Optie 1: Stuur een betalingsherinnering met een betaallink: Ga naar Financiën > Open > Klik op de drie puntjes naast de order > Stuur betalingsherinnering
 – Dit stelt de klant in staat om de betaling te voltooien via een eenmalige betaalmethode zoals iDEAL of Bancontact of CreditCard.

Optie 2: Kopieer de betaallink om handmatig te delen met de klant: Ga naar Financiën > Open > Klik op de drie puntjes naast de order > Kopieer betaallink
 – Je kunt de betaallink direct naar de klant sturen via bijvoorbeeld e-mail of WhatsApp.

Optie 3: Probeer de klant opnieuw te incasseren via SEPA automatische incasso: Ga naar Financiën > Open > Klik op de drie puntjes naast de order

Stap 4: Vraag de klant om de betaling opnieuw te proberen bij een mislukte eenmalige betaling: Gebruik de bestaande betaallink van de order
 – Vraag de klant om ongeveer 15 minuten te wachten en daarna dezelfde betaallink opnieuw te proberen.

Stap 5: Vraag de klant om opnieuw te kopen als de betaallink niet meer werkt: Ga naar Shop
 – De klant kan het product opnieuw kopen via de Shop als de betaalsessie is verlopen.

Stap 6: Annuleer en verstuur een nieuwe uitnodiging indien het product is toegewezen door het bedrijf: Ga naar Klanten > Selecteer klant > Product > Annuleer product > Verstuur nieuwe uitnodiging
 – Dit creëert een nieuwe betaalmogelijkheid als de oorspronkelijke uitnodiging niet is voltooid.

Goed om te weten

Controleer regelmatig Financiën > Open om mislukte betalingen snel te signaleren. Door klanten snel te benaderen vergroot je de kans dat de betaling alsnog wordt voltooid. Overigens zie je dit ook direct terug op het attentieoverzicht vanuit het Dashboard.

Tips

• Als een klant aangeeft dat een betaallink niet werkt, vraag hen om even te wachten en dezelfde link opnieuw te proberen, omdat betalingen tijdelijk op Pending kunnen staan voordat ze resetten

• Wanneer een automatische incasso mislukt, werkt het vaak sneller om een betaallink te sturen voor een eenmalige betaalmethode zoals iDEAL of Bancontact

• Houd communicatie eenvoudig en vriendelijk wanneer je klanten benadert over mislukte betalingen om snelle opvolging te stimuleren

Veelgestelde vragen

Waarom mislukt een online betaling?
 – Online betalingen kunnen mislukken als de klant de betaling annuleert of als de betaalsessie verloopt voordat de betaling is afgerond.

Wat gebeurt er als de klant de betaalpagina sluit?
 – Als de klant de browser sluit of de betaling niet op tijd afrondt, verloopt de betaling. De order blijft tijdelijk op Pending en gaat daarna terug naar Open zodra de sessie verloopt (meestal na ongeveer 15 minuten).

Wat is een chargeback?
 – Een chargeback ontstaat wanneer een automatische incasso mislukt of wordt teruggedraaid door de klant. Dit verschijnt als Chargeback in Financiën > Open. Let op: chargeback kosten worden enkel in rekening gebracht als een klant daadwerkelijk op Terugvorderen heeft geklikt. Een mislukte betaling door onvoldoende saldo is iets anders.

Waar kan ik zien waarom een SEPA automatische incasso is mislukt?
 – De reden van mislukking wordt weergegeven als een redencode in de orderdetails. Deze codes worden aangeleverd door de betaalprovider.

Vergelijkbare artikelen