Hoe volg je openstaande betalingen op
Geschatte leestijd: 3 minuten
Van toepassing op: Alle abonnementen
Korte samenvatting
Je kunt openstaande orders opvolgen via de sectie Financiën > Openstaand. Dit overzicht toont alle orders die nog niet zijn betaald, zodat je snel kunt zien welke klanten nog moeten betalen en deze vanuit hier eenvoudig kan opvolgen.
Waarom dit belangrijk is
Het bijhouden van openstaande betalingen helpt je om een gezonde cashflow te behouden en zorgt ervoor dat klanten betalen voor de producten welke zijn afgenomen. Door openstaande betalingen regelmatig te controleren, kun je snel opvolgen en langdurige openstaande bedragen voorkomen.
Stap voor stap instructies
Stap 1: Bekijk alle onbetaalde orders: Financiën > Openstaand
– Deze sectie toont alle orders welke nog open staan, inclusief orders met de status Open, Pending of Chargeback.
Stap 2: Bekijk de details van een onbetaalde order: Financiën > Openstaand > Selecteer de juiste order
– De orderdetails tonen het gekochte product, de betalingsstatus en aanvullende informatie over de transactie.
Stap 3: Stuur een betalingsherinnering naar de klant: Financiën > Openstaand > Klik op het drie-puntjes menu naast de order > Verstuur betalingsherinnering
– De klant ontvangt een e-mail met een betaallink zodat de betaling kan worden afgerond.
Stap 4: Deel de betaallink handmatig indien nodig: Financiën > Klik op het drie-puntjes menu naast de order > Kopieer betaallink
– Je kunt de betaallink direct naar de klant sturen via e-mail, WhatsApp of een ander communicatiekanaal.
Stap 5: Controleer de reden van een mislukte terugkerende betaling: Financiën > Openstaand > Selecteer de order > Bekijk betalingsdetails
– Als een SEPA automatische incasso mislukt, verschijnt deze als Chargeback. De redencode geeft aan waarom de betaling niet succesvol was. Je kunt overigens bij een mislukte incasso ook proberen om opnieuw te incasseren.
Goed om te weten
Controleer Financiën > Openstaand regelmatig om onbetaalde orders te monitoren en snel op te volgen bij klanten. Vroege opvolging vergroot de kans dat betalingen worden afgerond.
Monitor onbetaalde orders via Financiën > Openstaand
Verstuur herinneringen via de betaallink functie, herinnering of probeer opnieuw te incasseren
Tips
Als een klant een betaling niet afrondt, blijft de order mogelijk op Open staan totdat de betaling is voltooid
Als een betaling is gestart maar niet afgerond, kan de order tijdelijk de status Pending krijgen voordat deze weer teruggaat naar Open. Als een automatische incasso mislukt, kun je een betalingsherinnering sturen zodat de klant de betaling kan afronden via een eenmalige betaalmethode zoals iDeal/WERU of Bancontact.
Veelgestelde vragen
Waar kan ik alle openstaande orders zien?
– Je kunt alle openstaande orders bekijken via Financiën > Openstaand.
Wat betekent een Open order?
– Een Open order betekent dat de betaling nog niet is gedaan.
Wat betekent Pending?
– De status In behandeling/In afwachting betekent dat een betaling is gestart maar nog niet is afgerond of bevestigd. Houd er rekening mee dat bij SEPA automatische incasso betalingen de status In behandeling/In afwachting enkele dagen kan blijven staan, waarna deze automatisch veranderd nadat de incasso is gelukt.
Wat is een chargeback?
– Een Chargeback ontstaat wanneer een SEPA automatische incasso mislukt of wordt teruggedraaid. Deze verschijnen in Financiën > Openstaand zodat je de klant kunt opvolgen. Let op: een chargeback is niet als een klant onvoldoende saldo heeft, maar als een klant echt op de knop 'terugvorderen' heeft geklikt bij zijn of haar bank
Vergelijkbare artikelen
– Hoe verstuur je een betaallink of betalingsherinnering naar je klanten
– Hoe verwerk je een terugbetaling of gedeeltelijke terugbetaling
– Hoe verwerk je handmatige betalingen (contant, bankoverschrijving, overige)**