Phase 4: Kalender & Kursplan einrichten

Phase 4: Kalender & Kursplan einrichten
Geschätzte Lesezeit: 2 Minuten
Gilt für: Alle Pakete

Kurze Zusammenfassung

Verwalte deinen Kalender und füge Aktivitäten, Aufgaben und Urlaubszeiten zu deinem Kalender hinzu. Diese Phase stellt sicher, dass die Aktivitäten, die du im vorherigen Schritt erstellt hast, in deinem Kalender sichtbar werden und von Kunden gebucht werden können (dass sie sich für eine bestimmte Aktivität an einem bestimmten Tag bzw. zu einer bestimmten Uhrzeit anmelden können).

Warum ist das wichtig?

Aktivitäten bestimmen, welche Dienstleistungen (Kurse) du anbietest, aber Gruppenaktivitäten können erst gebucht werden, nachdem sie deinem Kursplan hinzugefügt wurden. Bei privaten Aktivitäten erfolgt dies auf Grundlage der Verfügbarkeit des zugewiesenen Trainers. Private Aktivitäten müssen also nicht in den Kalender eingetragen werden.

Wenn Gruppenaktivitäten nicht korrekt eingeplant sind, sehen Kunden keine verfügbaren Einheiten und können sich nicht anmelden. Durch eine gut strukturierte Kalenderplanung stellst du sicher, dass Kunden klar erkennen können, wann welche Einheiten verfügbar sind.

Ziel dieser Phase

Phase 4 stellt sicher, dass die richtigen Aktivitäten zu den richtigen Zeiten im Kalender (Kursplan) angezeigt werden und Kunden sich anmelden können.

Sobald Aktivitäten geplant sind, werden sie im Kursplan bzw. in der Planung des Kunden sichtbar und Kunden können einen Platz reservieren, sofern sie die passende Mitgliedschaft oder ein anderes verknüpftes Produkt besitzen. Jede geplante Einheit folgt außerdem den Regeln, die in den Aktivitätseinstellungen festgelegt wurden, wie Gruppengröße, Buchungsvorlauf, Credits pro Einheit und Stornierungsbedingungen.

Schritt für Schritt Anleitungen

Bereite deinen Kalender / deinen Kursplan vor: Füge Aktivitäten zu deinem Kalender hinzu und lege fest, wann bestimmte Einheiten stattfinden. Trage vorzeitig Urlaubszeiten und Feiertage ein, damit Einheiten einer Serie diese Tage automatisch überspringen.

– Richte Öffnungszeiten ein und blockiere Feiertage im Kalender
– Füge deinem Kalender Aktivitäten hinzu, damit Kunden buchen können
– Verteile Aufgaben an dich oder dein Team und trage sie im Kalender ein

Gut zu wissen

Bevor du wiederkehrende Einheiten (Serien) hinzufügst, solltest du zunächst Feiertage und Urlaubszeiten (Zeiträume ohne Kurse) eintragen, damit das System diese Tage beim Erstellen wiederkehrender Aktivitäten automatisch überspringt.

Tipps

Überprüfe die Gruppengröße deiner Aktivitäten, um sicherzustellen, dass die richtige Anzahl von Kunden pro Einheit buchen kann.

Wenn „bereits belegt“ angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Anzahl der verfügbaren Plätze niedriger ist als die Gruppengröße (gut geeignet, wenn du Teilnehmer hast, die außerhalb von Trainin kommen). Dies wurde entweder direkt in der Einheit oder in den Einstellungen der Aktivität festgelegt. Du kannst dies überprüfen, indem du auf „Aktivität bearbeiten“ klickst und einen Unterschied zwischen Gruppengröße und verfügbaren Plätzen feststellst oder in den Aktivitätseinstellungen nachsiehst (Mein Unternehmen > Aktivitäten > Weitere Buchungseinstellungen > Verfügbare Plätze).

Häufig gestellte Fragen

Warum sind meine Aktivitäten für Kunden nicht sichtbar?
– Aktivitäten müssen zuerst im Kalender eingeplant werden, bevor sie für Buchungen sichtbar werden. Es kann sein, dass deine Einstellungen (Phase 1 - Schritt 3), es nicht zulassen, dass Kunden sie sehen können, bevor sie das passende Produkt besitzen. Dies kannst du aber anpassen und der Kunde kann via dem Kalender die Einheit und das entsprechende Produkt kaufen.

Kann ich begrenzen, wie viele Einheiten ein Kunde pro Tag buchen kann?
– Ja. Du kannst Buchungslimits für die maximale Anzahl von Gruppenaktivitätsbuchungen pro Kunde festlegen.

Kann ich Aktivitäten ausblenden, die noch nicht gebucht werden können?
– Ja. Wenn du die Einstellung „Nur buchbare Einheiten anzeigen“ auswählst, sehen Kunden ausschließlich Einheiten, die basierend auf ihrem Produkt für sie buchbar sind, oder du kannst Produkte auch einfach verstecken (via Produkteinstellungen).

Kann ich geplante Einheiten / Aktivitäten später bearbeiten oder verschieben?
– Ja, geplante Einheiten können jederzeit aktualisiert, verschoben oder storniert werden.