Fase 4: Planning / Rooster Setup (Agenda)
Geschatte leestijd: 2 minuten
Van toepassing op: Alle pakketten
Korte samenvatting
Beheer de agenda en voeg activiteiten, taken en vakanties toe aan je rooster. Deze fase zorgt ervoor dat de activiteiten die je in de vorige stap hebt aangemaakt zichtbaar worden in je agenda en geboekt kunnen worden door klanten (dat zij zich kunnen aanmelden voor een specifieke activiteit op een bepaalde dag / tijd).
Waarom dit belangrijk is
Activiteiten bepalen welke diensten (lessen) je aanbiedt, maar groepsactiviteiten worden pas boekbaar zodra ze aan je rooster zijn toegevoegd. Bij privé activiteiten gaat dit op basis van beschikbaarheid van de gekoppelde trainer.
Als groepsactiviteiten niet correct zijn ingepland, zien klanten geen beschikbare sessies en kunnen ze zich niet aanmelden. Door je agenda goed in te richten, zorg je ervoor dat klanten duidelijk kunnen zien wanneer, welke sessies beschikbaar zijn.
Doel van deze fase
Fase 4 zorgt dat de juiste activiteiten op de juiste momenten in de agenda (het rooster) worden weergegeven en dat klanten zich kunnen aanmelden.
Zodra activiteiten zijn gepland, worden ze zichtbaar in het rooster / planning van de klant en kunnen klanten een plek reserveren als ze het juiste abonnement of ander gekoppeld product hebben. Elke geplande sessie volgt ook de regels die zijn ingesteld in de activiteitsinstellingen, zoals de groepsgrootte, hoever klanten vooruit kunnen boeken, credits per sessie en annuleringsvoorwaarden.
In welke fase ben ik nu
Afgerond
Fase 1 — Bedrijfsinstellingen & Betaal instellingen
Fase 2 — Medewerkers & Trainers
Fase 3 — Producten & Activiteiten Setup
Huidige Fase
Fase 4 — Planning & Rooster Setup
Straks
Fase 5 — Klanten Setup
Fase 6 — Laatste Checks
Fase 7 — Go Live
Stap voor stap instructies
7 - Zet je planning / rooster klaar: Voeg activiteiten toe aan je agenda en bepaal wanneer bepaalde sessies plaatsvinden. Voeg ook gelijk vakanties en feestdagen toe zodat eventuele reeksen deze dagen automatisch over zullen slaan.
Doel: Deze stap richt zich op het instellen van openingstijden, het plannen van activiteiten en het goed instellen van jouw planning / rooster.
– Hoe je openingstijden instelt en feestdagen blokkeert in de kalender
– Hoe je activiteiten toevoegt aan je agenda zodat klanten kunnen boeken
– Hoe kan je taken voor jezelf of je team toevoegen in de Agenda
Goed om te weten
Voordat je je terugkerende sessies toevoegt (reeksen), zorg ervoor dat je eerst de feestdagen en jouw vakanties (periodes waarin er geen lessen plaatsvinden) toevoegt zodat het systeem deze dagen overslaat bij het aanmaken van terugkerende activiteiten (reeksen).
Tips
Controleer de groepsgrootte van de activiteiten om ervoor te zorgen dat het juiste aantal klanten per sessie kan boeken.
Als er 'reeds bezet' staat dan betekent dit dat het aantal beschikbare plekken lager is dan dan de groepsgrootte, dit is dan ingevuld in de sessie zelf of in de instellingen van de activiteit. Dit kan je zien als je klikt op 'activiteit wijzigen' en je ziet een verschil tussen de groepsgrootte en de beschikbare plekken of in de activiteitsinstellingen (mijn bedrijf > activiteiten > meer boekingsinstellingen > beschikbare plekken).
Veelgestelde vragen
Waarom zijn mijn activiteiten niet zichtbaar voor klanten?
– Activiteiten moeten eerst in de agenda worden ingepland voordat ze zichtbaar worden voor boekingen. Een klant moet ook het juiste product hebben om een activiteit te kunnen zien of boeken, tenzij je dit aanpast in je bedrijfsinstellingen (Fase 1 - Stap 3).
Kan ik beperken hoeveel sessies een klant per dag kan boeken?
- Ja. Je kunt boeking limieten instellen op het maximaal aantal groepsactiviteit boekingen per klant.
Kan ik activiteiten verbergen die nog niet geboekt kunnen worden?
Ja. Wanneer je kiest voor de instelling: 'alleen boekbare sessies tonen', krijgen klanten alleen sessies te zien die voor hen boekbaar zijn aan de hand van het product dat ze hebben.
Kan ik ingeplande sessies / activiteiten later bewerken of verplaatsen?
– Ja, ingeplande sessies kunnen op elk moment worden bijgewerkt, verplaatst of geannuleerd.
Vergelijkbare artikelen
– Fase 5: Client Setup
– Trainin Quick Start Guide: Van Nul naar Live